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DEFRITEN

Guida

Dal primo accesso al trasferimento in contabilità, passo dopo passo.

1Primi passi

I capitoli da 1 a 3 sono per tutti, i successivi riguardano approvazione e gestione.

  1. La tua azienda ti registra in WP-Expenses. Ricevi un invito via e-mail o una password temporanea.
  2. Accedi nel browser su expenses.wpsolutions.ch o nell’app.
  3. Password dimenticata? Scegli Password dimenticata? all’accesso.

2Registrare una ricevuta

Il modo più rapido: con il telefono, subito dopo aver pagato.

  1. Tocca il pulsante della fotocamera e fotografa la ricevuta. Puoi anche scegliere una foto o un PDF.
  2. La ricevuta viene letta sul server. Controlla Esercente, Data, Importo e Aliquota IVA.
  3. Scegli il Tipo di spesa e se necessario il Cliente.
  4. Per i pasti con clienti indica Ospiti e occasione.
  5. Tocca Invia.
SuggerimentoLa ricevuta deve essere piatta e ben illuminata. Se un valore è errato, correggilo a mano.
Fotografare la ricevuta
Fotografare la ricevuta
Controllare e inviare
Controllare e inviare

3Seguire lo stato

Nell’elenco delle spese vedi tutte le tue ricevute.

  1. Inviata: in attesa di approvazione.
  2. Approvata: sarà rimborsata.
  3. Rifiutata: apri la spesa, leggi il motivo, correggila e inviala di nuovo.
  4. Contabilizzata: trasferita in contabilità.
Le mie spese
Le mie spese
Spesa e cronologia
Spesa e cronologia

4Approvare le spese

Per manager e approvatori, nell’app o nel browser.

  1. Apri Approvazioni. Le anomalie sono segnalate: oltre il limite, verificare IDI, ospiti mancanti, senza ricevuta, possibile duplicato.
  2. Apri una spesa e controlla la ricevuta.
  3. Scegli Approva o Rifiuta. Un rifiuto richiede un motivo.
  4. Nel browser, Approva selezione tratta più spese insieme.
SuggerimentoPuoi approvare le tue spese solo se la tua azienda lo consente nelle impostazioni.
Spese in sospeso
Spese in sospeso
Ricevuta e controllo
Ricevuta e controllo

5Report

Tutte le spese per tipo, cliente, data e importo.

  1. Apri Report e imposta i filtri.
  2. Raggruppa la panoramica per tipo, cliente o collaboratore.
  3. Esporta CSV fornisce l’elenco per Excel.
Report
Report

6Configurare l’azienda

Per i manager, nel browser.

  1. Utenti: invita le persone e assegna i ruoli: collaboratore, approvatore, manager o sola lettura (fiduciaria). Per ogni persona puoi stabilire chi approva.
  2. Tipi di spesa: nome, conto, IVA, limite e se servono gli ospiti.
  3. Clienti: da creare a mano, importare da Excel o riprendere da bexio.
  4. Azienda: conto crediti del personale, cambi e regole.
Utenti
Utenti
Tipi di spesa
Tipi di spesa
Clienti
Clienti

7bexio e Abacus

Trasferire le spese approvate in contabilità.

  1. bexio: connetti in Integrazioni. Le spese vengono trasferite come registrazioni manuali con ricevuta, i conti sono trovati tramite il numero.
  2. Abacus: il tuo partner Abacus crea un utente di servizio API (Q910). Inserisci server, mandante, client ID e secret e prova la connessione.
  3. Altri sistemi: scarica il Giornale contabile (CSV), poi scegli Segna come contabilizzato.
  4. Scegli Trasferisci a. Le spese contabilizzate sono bloccate.
Integrazioni
Integrazioni

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