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DEFRITEN

Guide

De la première connexion au transfert vers la comptabilité, pas à pas.

1Premiers pas

Les chapitres 1 à 3 concernent tout le monde, les suivants l’approbation et la gestion.

  1. Votre entreprise vous enregistre dans WP-Expenses. Vous recevez une invitation par e-mail ou un mot de passe temporaire.
  2. Connectez-vous dans le navigateur sur expenses.wpsolutions.ch ou dans l’app.
  3. Mot de passe oublié ? Choisissez Mot de passe oublié ? à la connexion.

2Saisir un justificatif

Le plus rapide : avec le téléphone, juste après avoir payé.

  1. Touchez le bouton de l’appareil photo et photographiez le justificatif. Vous pouvez aussi choisir une photo ou un PDF.
  2. Le justificatif est lu sur le serveur. Vérifiez Commerçant, Date, Montant et Taux TVA.
  3. Choisissez le Type de dépense et si besoin le Client.
  4. Pour un repas client, indiquez les Invités et occasion.
  5. Touchez Soumettre.
ConseilLe justificatif doit être à plat et bien éclairé. Si une valeur est fausse, corrigez-la à la main.
Photographier le justificatif
Photographier le justificatif
Vérifier et soumettre
Vérifier et soumettre

3Suivre le statut

Vous voyez tous vos justificatifs dans la liste des dépenses.

  1. Soumise : attend l’approbation.
  2. Approuvée : sera remboursée.
  3. Refusée : ouvrez la dépense, lisez le motif, corrigez et soumettez à nouveau.
  4. Comptabilisée : transférée vers la comptabilité.
Mes dépenses
Mes dépenses
Dépense et historique
Dépense et historique

4Approuver les dépenses

Pour les managers et approbateurs, dans l’app ou le navigateur.

  1. Ouvrez Approbations. Les anomalies sont signalées : limite dépassée, vérifier l’IDE, invités manquants, sans justificatif, doublon possible.
  2. Ouvrez une dépense et vérifiez le justificatif.
  3. Choisissez Approuver ou Refuser. Un refus exige un motif.
  4. Dans le navigateur, Approuver la sélection traite plusieurs dépenses à la fois.
ConseilVous ne pouvez approuver vos propres dépenses que si votre entreprise l’autorise dans les réglages.
Dépenses en attente
Dépenses en attente
Justificatif et contrôle
Justificatif et contrôle

5Rapports

Toutes les dépenses par type, client, date et montant.

  1. Ouvrez Rapports et définissez les filtres.
  2. Regroupez l’aperçu par type, client ou collaborateur.
  3. Exporter en CSV fournit la liste pour Excel.
Rapport
Rapport

6Configurer l’entreprise

Pour les managers, dans le navigateur.

  1. Utilisateurs : invitez des personnes et attribuez les rôles : collaborateur, approbateur, manager ou lecture seule (fiduciaire). Par personne, vous pouvez définir qui approuve.
  2. Types de dépenses : nom, compte, TVA, limite et invités requis ou non.
  3. Clients : à créer à la main, importer d’Excel ou reprendre de bexio.
  4. Entreprise : compte des créances du personnel, taux et règles.
Utilisateurs
Utilisateurs
Types de dépenses
Types de dépenses
Clients
Clients

7bexio et Abacus

Transférer les dépenses approuvées vers la comptabilité.

  1. bexio : connectez sous Intégrations. Les dépenses sont transférées en écritures manuelles avec justificatif, les comptes sont trouvés par leur numéro.
  2. Abacus : votre partenaire Abacus crée un utilisateur de service API (Q910). Saisissez serveur, mandant, client ID et secret, puis testez la connexion.
  3. Autres systèmes : téléchargez le Journal comptable (CSV), puis choisissez Marquer comme comptabilisé.
  4. Choisissez Transférer vers. Les dépenses comptabilisées sont verrouillées.
Intégrations
Intégrations

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