1Erste Schritte
Kapitel 1 bis 7 sind für alle Mitarbeitenden, ab Kapitel 8 geht es um die Aufgaben von Vorgesetzten.
- Ihre Firma erfasst Sie in WP-TimeKeeper. Sie erhalten eine Einladung per E-Mail und wählen damit Ihr Passwort (mindestens 10 Zeichen). Haben Sie stattdessen ein temporäres Passwort bekommen, wählen Sie bei der ersten Anmeldung ein eigenes.
- Melden Sie sich im Browser unter timekeeper.wpsolutions.ch oder in der App auf iPhone, iPad oder Android an – überall mit derselben E-Mail-Adresse und demselben Passwort.
- Passwort vergessen? Tippen Sie bei der Anmeldung auf Passwort vergessen?. Sie erhalten einen Link, der 60 Minuten gültig ist.
2Zeit mit dem Timer erfassen
Der einfachste Weg: starten, wenn die Arbeit beginnt, stoppen, wenn sie endet.
- Öffnen Sie Heute. Wählen Sie einen Kunden oder lassen Sie Allgemein (kein Kunde) stehen. Eine Bemerkung ist freiwillig.
- Tippen Sie auf Start. Mit Pause und Weiter unterbrechen Sie die Arbeit.
- Tippen Sie am Ende auf Stopp. Die Zeit erscheint unter Heute erfasst.
TippDer Timer läuft auf dem Server weiter, auch wenn das Gerät gesperrt oder ausgeschaltet ist. Sie sehen und stoppen ihn auch in der Web-App. Weniger als eine Minute wird nicht gespeichert; mehr als 16 Stunden erfassen Sie von Hand.
3Zeiten von Hand erfassen und ändern
Für alles, was Sie nachtragen oder korrigieren möchten.
- Tippen Sie in Heute auf Manuell oder oben rechts auf +.
- Wählen Sie Datum, Von, Bis und Pause, dazu allenfalls Kunde und Bemerkung, und tippen Sie auf Speichern.
- Um einen Eintrag zu ändern, tippen Sie ihn an. Zum Löschen halten Sie ihn gedrückt.
TippEndet die Arbeit nach Mitternacht, tragen Sie einfach die Endzeit ein (z. B. 22:00–02:00). Zuschläge berechnet WP-TimeKeeper automatisch. Lässt sich ein Eintrag nicht ändern, hat Ihre Firma den Zeitraum gesperrt – wenden Sie sich an Ihre Vorgesetzten.
4Monat und Überstunden-Saldo
Hier sehen Sie, wo Sie stehen.
- Öffnen Sie Monat. Oben stehen Soll, Ist, die Arbeit an Wochenenden und Feiertagen sowie Ihr Überstunden-Saldo.
- Darunter folgt jeder Tag mit seinen Einträgen, Feiertagen, Betriebsferien und Abwesenheiten.
- Mit den Pfeilen wechseln Sie den Monat.
TippStimmen Soll-Zeit, Ferientage oder Feiertage nicht? Pensum, Wochenstunden, Ferienanspruch und Kanton legt Ihre Firma fest.
5Ferien und Abwesenheiten
Beantragen, Status verfolgen und das Ferienguthaben im Blick behalten.
- Öffnen Sie Abwesenheiten. Oben sehen Sie, wie viele Ferientage Ihnen bleiben.
- Tippen Sie auf Ferien oder Abwesenheit beantragen, wählen Sie Art und Zeitraum und senden Sie den Antrag.
- Ihre Vorgesetzten genehmigen oder lehnen ab; der Status erscheint bei Ihrem Antrag.
- Einen offenen Antrag ziehen Sie zurück: auf dem iPhone nach links wischen, auf Android antippen.
TippKompensation reduziert Ihren Überstunden-Saldo. Unter Abwesenheiten finden Sie auch die nächsten Feiertage und Betriebsferien.
6Profil, Erinnerung und Sicherheit
Ihre Einstellungen in der App.
- Unter Profil sehen Sie Ihre Anstellungsdaten. Arbeiten Sie für mehrere Firmen, wechseln Sie hier die Firma.
- Unter Timer-Erinnerung wählen Sie, nach wie vielen Arbeitsstunden die App Sie an einen laufenden Timer erinnert (Standard 8 Stunden; Pausen zählen nicht). Erlauben Sie dafür Mitteilungen.
- Unter Sicherheit schützen Sie die App mit Face ID, Fingerabdruck oder Gerätecode.
- Hier ändern Sie auch Ihr Passwort oder melden sich ab.
7Web-App
Alles aus der App, dazu mehr Überblick am grossen Bildschirm.
- Melden Sie sich unter timekeeper.wpsolutions.ch an. Übersicht zeigt Timer, Überstunden-Saldo, Ferien und die aktuelle Woche.
- Unter Zeiterfassung bearbeiten Sie Ihre Monate, Jahresübersicht zeigt das ganze Jahr.
- Unter Ferien & Absenzen beantragen Sie Absenzen, auch halbe Tage, und sehen den Team-Kalender. Feiertage listet die Feiertage Ihres Kantons.
- Unter Mein Profil wählen Sie die Sprache und ändern Ihr Passwort.
8Für Vorgesetzte: Firma einrichten
Wir eröffnen Ihre Firma, und die erste Managerin oder der erste Manager erhält eine Einladung. Verwaltet wird alles in der Web-App.
- Öffnen Sie Firma → Einstellungen. Legen Sie Standard-Kanton, Wochenstunden bei 100 % und Ferientage fest und wählen Sie die Arbeitstage.
- Prüfen Sie die Zeitzuschläge. Gesetzliche Richtwerte: vorübergehende Sonntags- und Feiertagsarbeit +50 %, vorübergehende Nachtarbeit (23–6 Uhr) +25 %; Samstag gemäss Vertrag oder GAV.
- Legen Sie fest, wie viele Tage rückwirkend Mitarbeitende Einträge ändern dürfen.
- Tragen Sie unter Betriebsferien die Schliessungen ein und wählen Sie, ob die Tage vom Ferienguthaben abgezogen werden.
- Prüfen Sie unter Feiertage die Vorlage Ihres Kantons.
TippIn einigen Kantonen (z. B. AG, SO, FR, AI, NE) gelten je nach Bezirk oder Gemeinde andere Feiertage. Passen Sie die Vorlage bei Bedarf an.
9Für Vorgesetzte: Mitarbeitende
Erfassen Sie Ihr Team mit Pensum und Ferienanspruch.
- Öffnen Sie Mitarbeitende und klicken Sie auf Neue/r Mitarbeiter/in.
- Erfassen Sie Name, E-Mail, Rolle, Kanton, Pensum, Ferientage, Eintrittsdatum und Jahrgang.
- Senden Sie eine Einladung per E-Mail, oder geben Sie das temporäre Passwort sicher weiter.
- Wechseln Sie mitten im Jahr von einem anderen System? Tragen Sie unter Start in WP-TimeKeeper das Datum Zeiterfassung ab sowie den Überstunden-Saldo und das Ferien-Restguthaben zu Beginn ein.
TippFür Treuhand oder Revision wählen Sie die Rolle Nur lesen (Treuhand, Revision). Solche Konten sehen Team, Auswertungen und Exporte, ändern aber nichts. Ohne Angestellt – mit Zeitkonto zählen sie nicht als Mitarbeitende.
10Für Vorgesetzte: Anträge genehmigen
Offene Anträge erscheinen auf Ihrer Übersicht.
- Öffnen Sie Genehmigungen. Dort stehen alle offenen Anträge mit Art und Zeitraum.
- Klicken Sie auf Genehmigen oder Ablehnen.
TippAbsenzen, die Sie als Manager selbst erfassen, sind sofort genehmigt – zum Beispiel eine Krankmeldung.
11Für Vorgesetzte: Kunden
Mit Kunden lässt sich die Arbeitszeit pro Auftraggeber auswerten.
- Öffnen Sie Kunden und klicken Sie auf Neuer Kunde. Ein Stundenansatz (CHF) ist freiwillig; er ergibt in der Auswertung den Betrag.
- Oder klicken Sie auf Excel importieren und laden Sie eine .xlsx- oder .csv-Datei, zum Beispiel einen Export aus WP-Invoicer oder Bexio.
- Die Spalten werden automatisch erkannt. Prüfen Sie die Zuordnung; vor dem Speichern zeigt eine Prüfung neue, vorhandene und fehlerhafte Zeilen.
TippEin Kunde mit Zeiteinträgen lässt sich nicht löschen. Setzen Sie ihn auf inaktiv: Bestehende Einträge bleiben erhalten.
12Für Vorgesetzte: Auswertungen
Drei Sichten, jede als CSV exportierbar.
- Nach Mitarbeitenden: pro Monat Soll, Ist, Samstags-, Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit, Zuschläge, Saldo, Überzeit und Restferien.
- Absenzen: pro Jahr Krankheit und Unfall mit Anzahl Fällen, Krankheitsquote, Ferien und weitere Absenzen.
- Nach Kunden: Stunden, Einträge, Stundenansatz und Betrag für einen frei wählbaren Zeitraum. Unter Details steht jeder einzelne Eintrag.
- Klicken Sie auf CSV exportieren, um die Daten weiterzuverwenden.
TippDie Auswertung nach Kunden ist die Grundlage für Ihre Rechnung. Gezählt wird die effektive Arbeitszeit ohne Zuschläge.
13Teamkalender abonnieren
Absenzen des Teams, Feiertage und Betriebsferien in Ihrer Kalender-App.
- Vorgesetzte schalten unter Firma → Einstellungen den Teamkalender für alle ein.
- Danach öffnen alle in der Web-App Mein Profil und klicken unter Teamkalender auf Abo-Link erstellen.
- Öffnen Sie den Link in Apple Kalender, Google Kalender, Outlook oder auf Android.
TippArbeitszeiten erscheinen nie im Kalender. Kolleginnen und Kollegen sehen nur «Ferien» oder «Abwesend». Der Link ist persönlich; mit Neuer Link wird der bisherige ungültig.
Noch Fragen?
Antworten auf häufige Fragen finden Sie in der Hilfe, oder schreiben Sie uns.